Фамилия Документова — редкий случай в русской ономастике, где за основу взято не имя, не прозвище по характеру, а слово, напрямую связанное с делопроизводством. Она образована по стандартной модели: к основе «документ» добавили суффикс -ов, а затем женское окончание -а. Мужской вариант — Документов. Такое окончание указывает на принадлежность: Документова — «жена Документова» или «дочь Документова».

Корень фамилии — существительное «документ». В русский язык оно пришло из латинского documentum через польское или немецкое посредничество, окончательно закрепившись в XVIII веке вместе с ростом бюрократического аппарата Российской империи. Прозвище Документ или фамилию Документов мог получить человек, имевший дело с бумагами: подьячий, писец, канцелярист, приказной служитель. В крестьянской среде такое прозвище давали грамотею, который помогал односельчанам писать прошения и читать указы.

Интересная деталь: в отличие от фамилий, образованных от названий должностей (Дьяков, Подьячий, Писарчук), Документова не фиксирует высокий чин. Это скорее прозвище по функции или даже по предмету, с которым человек постоянно работал. В говорах слово «документ» могло приобретать ироничный оттенок — так называли человека, который «ходит с бумажками» или слишком строго следует инструкциям.

Фамилия редкая. Встречается преимущественно в центральных и северных регионах России, где исторически была высока концентрация грамотного служилого люда. В дворянских родословных книгах Документовы не значатся — это почти наверняка фамилия разночинцев, мещан или духовенства. Встречается и вариант с ударением на второй слог — Докуме́нтова, что может указывать на южнорусское или украинское происхождение, где ударение смещалось под влиянием местных говоров.

Словообразовательный разбор показывает, что суффикс -ов здесь присоединён напрямую к иноязычной основе, что для XVIII–XIX веков нехарактерно: обычно такие заимствования сначала адаптировались через имя или прозвище. Это косвенно подтверждает, что Документовы — фамилия поздняя, сложившаяся не ранее середины XIX века, когда фамилии активно давали отставным солдатам и приписным работникам, используя их профессиональные характеристики.