Фамилия Штатная — редкий случай, когда в основе фамилии лежит не прозвище, не профессия и не имя, а прилагательное в полной форме, причём женского рода. Это сразу выдаёт её происхождение: перед нами «матроним» — фамилия, образованная от имени или прозвища матери. В русской традиции такие фамилии на -ая/-яя встречаются в основном на севере и в центральных областях России, где в быту могли сказать «Штатная» о женщине, а затем закрепить это за всей семьёй.

Корень «штат» многозначен. Самое очевидное — связь с немецким Staat (государство) или Statt (место, должность). В русском языке XVIII–XIX веков слово «штатный» означало «положенный по штату, состоящий на службе». Штатным называли чиновника, военного, учителя или священника, который занимал официальную должность и получал жалованье. Жену такого человека в народе могли прозвать «штатная» — то есть жена штатного служащего. Это объяснение самое правдоподобное: фамилия возникла в среде, где статус человека определялся его местом в государственной или церковной иерархии.

Менее вероятная, но возможная версия — от прозвища, связанного с понятием «штат» как совокупность людей (например, «штатная команда»). В этом случае прозвище мог получить человек, который всегда держался вместе с какой-то группой, был «штатным» участником чего-либо. Однако такая трактовка встречается реже и не подкреплена устойчивыми диалектными данными.

Суффикс -ая в фамилии — не патронимический (как -ов/-ев), а адъективный, типичный для так называемых «окающих» говоров. В отличие от фамилий на -ский, которые часто указывают на географическое происхождение, Штатная прямо называет признак человека. Географически фамилия встречается крайне редко, в основном в документах XIX века по Вологодской и Архангельской губерниям — то есть именно в тех регионах, где полные прилагательные в роли фамилий были нормой.

Стоит заметить, что фамилия не имеет отношения к слову «штатский» (гражданский) в современном смысле. В старину «штатский» и «штатный» могли пересекаться, но «штатная» — это именно о принадлежности к штату, а не о гражданской одежде. Таким образом, предки носителя фамилии Штатная с высокой долей вероятности были либо служащими (чиновниками, офицерами, священниками на жалованье), либо их жёнами, чей социальный статус закрепился в фамильном прозвище.