Фамилия Капчанова образована по одной из самых распространённых в русской ономастике моделей — с помощью суффикса -ов, который указывает на принадлежность. В основе лежит прозвище или мирское имя Капчан. Ключевой вопрос — что оно означало.

Самое прямое объяснение отсылает к тюркскому слову «капчан» — так в некоторых диалектах называли мешок, кошель или большой карман. В этом случае прозвище Капчан могли дать запасливому, хозяйственному человеку, либо тому, кто носил с собой особо заметную сумку или мошну. В русских говорах слово «капчан» также встречалось в значении «вид ловушки, капкан», что делает возможной версию о происхождении от охотника или зверолова. Однако связь с мешком кажется более вероятной: фамилии от названий ёмкостей и вместилищ (Коробов, Мешков, Ларечников) в русской традиции нередки.

Существует и менее очевидная версия, связанная с географией. В некоторых областях России, особенно на юге и в Поволжье, «капчанами» могли называть выходцев из района реки Капча или селений с похожим названием. Если предки Капчановых были переселенцами, прозвище могло закрепиться по месту прежнего жительства.

Фамилия — женская форма; мужской вариант — Капчанов. Она не принадлежит к числу аристократических: суффикс -ов и прозвищная основа указывают на крестьянское или мещанское происхождение. По данным переписей, фамилия встречается в центральных и южных регионах России, а также в Сибири, куда её могли занести переселенцы из Европейской части.