Фамилия Каячева — женская форма фамилии Каячев. Она образована по стандартной для русской ономастики модели: к основе мужской фамилии добавляется окончание -а. В центре внимания, таким образом, оказывается мужской вариант — Каячев.

Разбор фамилии Каячев упирается в её основу «Каяч-». Словообразовательная модель здесь не самая тривиальная: суффикс -ев указывает на принадлежность, то есть «сын Каяча» или «человек из рода Каяча». А вот что такое «Каяч»? Скорее всего, это прозвище или производная форма от имени. В русских говорах слово «каяться» известно, но напрямую прозвище «Каяч» могло означать человека, который постоянно кается, или, напротив, того, кто заставляет каяться других. Впрочем, более вероятно, что «Каяч» — это вариант крестильного имени Кай (от латинского «радостный») или уменьшительная форма от имени Касьян (через форму Кася). В таком случае Каячев — «внук Кая», потомок человека, которого в быту звали Каяч.

Географически фамилия Каячев встречается нечасто, но имеет привязку к северным и вологодским землям, где суффикс -ач в прозвищах был продуктивен. В писцовых книгах XV–XVII веков можно найти прозвища вроде Каяк, Кая, что подтверждает: основа не единична. В отличие от массовых фамилий на -ов, Каячев сохраняет редкий корень, который не связан с ремеслом или профессией, а уходит в личное прозвище, что делает фамилию ценной для историка: она фиксирует народную речь и местные особенности словообразования.