Фамилия Канцеляристов — редкий случай, когда основа говорит о профессии прямо, без загадок. В отличие от большинства русских фамилий, образованных от прозвищ или имён, эта происходит от слова «канцелярист» — чиновник низшего ранга, служащий в канцелярии. В Российской империи канцеляристы вели делопроизводство, переписывали бумаги, готовили документы. Это была многочисленная, но невысокая по статусу группа: они стояли ниже столоначальников и секретарей, часто работали за скромное жалованье.

Суффикс -ов в фамилии указывает на типичную русскую модель образования от названия профессии: «чей?» — «канцеляристов», то есть сын или потомок канцеляриста. Такая модель встречается у многих фамилий чиновничьего происхождения: Писарёв, Секретарёв, Стряпчев. Однако Канцеляристов — фамилия не массовая, а скорее единичная, что говорит о её позднем возникновении, вероятно, не раньше XVIII–XIX веков, когда канцелярская служба стала массовым явлением.

Интересно, что в отличие от фамилий на -ский (например, Канцелярский), которые часто носили дворяне или духовенство, суффикс -ов закрепляет фамилию за податными сословиями — мещанами, купцами, разночинцами. То есть предки Канцеляристовых были людьми «из приказных», но не из высшей бюрократии. Встречается фамилия в основном в центральных губерниях России, где канцелярии были многочисленны, а также среди старообрядцев, которые иногда брали фамилии по роду занятий.

Сравнение с однокоренными фамилиями — Канцеляров, Канцеляревич — показывает, что Канцеляристов стоит особняком: в ней сохранена полная форма «канцелярист», а не сокращённая «канцеляр». Это делает фамилию более прозрачной по смыслу, но и более длинной, что в быту могло приводить к искажениям. В документах XIX века встречаются варианты Канцеляристов и Канцеляристовъ, но путаницы с другими фамилиями почти не было из-за редкости.