Фамилия Записных — редкий образец русской фамилии в форме родительного падежа множественного числа. Она отвечает на вопрос «чьи будете?» и указывает на принадлежность целому роду или дому. Такие фамилии на -их, -ых (Записных, Черных, Седых) типичны для северных и сибирских регионов России, где сохранилась архаичная модель именования: «Иван из семьи Записных». В центральных и южных областях чаще встречается форма на -ов, -ев, -ин.

Основа фамилии — прилагательное «записной». В древнерусском языке оно имело несколько значений. Первое и самое очевидное — «относящийся к записи», то есть человек, который вел учет, составлял списки или реестры. Второе значение — «записной» в смысле «известный, завзятый»: так говорили о человеке, который слыл завсегдатаем кабака или мастером какого-либо дела («записной пьяница», «записной охотник»). В ономастике закрепилось мнение, что прозвище Записной чаще давали грамотею, который работал писарем или подьячим, — в условиях, когда большинство населения было неграмотным, такая профессия выделяла человека.

Словообразовательная модель проста: прилагательное «записной» → субстантивация (переход в разряд существительных) → фамилия в форме родительного падежа множественного числа. Суффикс -ых (орфографически -ых) указывает на принадлежность роду: Записных — «из семьи того, кого звали Записной».

Географически фамилия тяготеет к Вологодской, Архангельской и Кировской областям, а также встречается у сибирских старожилов. В списках купцов и мещан XIX века Записных нередки — что косвенно подтверждает связь с грамотными слоями населения. Дворянских родов с такой фамилией не зафиксировано: это крестьянская или мещанская фамилия, возникшая от прозвища по занятию.

Спорных версий происхождения нет: корень «пис-» (писать) с приставкой «за-» прозрачен. Альтернативное объяснение — от географического названия вроде деревни Записная — маловероятно, так как топонимов с таким корнем в старых писцовых книгах не обнаружено. Скорее всего, предок носителя фамилии был приказным человеком или просто грамотеем, которого в округе знали как «записного» (то есть умеющего писать и вести записи).