Фамилия Подъячая — один из тех случаев, когда написание напрямую выдаёт род занятий предка. Это женская форма фамилии Подъячий, а та, в свою очередь, образована от слова «подьячий». В Московской Руси подьячими называли помощников дьяков — людей, которые вели делопроизводство в приказах, писали указы, челобитные и судебные бумаги. Это была не просто профессия, а целый социальный слой: подьячие составляли низшее звено приказной бюрократии, но без них не работала ни одна государственная канцелярия.

Слово «подьячий» происходит от греческого «диакнос» (служитель) через древнерусское «дьяк». Приставка «под-» указывала на подчинённое положение по отношению к дьяку. В XVII веке подьячих делили на «старых» (опытных) и «молодших» (новичков), они получали жалованье или кормились «от дел» — за счёт добровольных приношений просителей. Фамилия Подъячий закрепилась за потомками таких служилых людей, а форма Подъячая — за женщинами из этого рода (например, за вдовой или дочерью подьячего, которую в документах могли записать как «Подъячая вдова» или «Подъячая дочь»).

Интересная деталь: в старых переписях эта фамилия часто соседствует с фамилиями Дьяков, Дьяконов и Подьяков — все они из одной профессиональной среды. Географически фамилия Подъячий/Подъячая встречается преимущественно в центральных и северных регионах России — там, где приказное делопроизводство было особенно развито (Москва, Ярославль, Вологда, Кострома). Встречается и вариант написания через «о» — Подъячий, но в женской форме он почти не фиксируется.

Суффикс -ая в русских фамилиях — типичное окончание для притяжательных прилагательных женского рода (ср. Княжая, Боярская). В XIX веке, когда фамилии стали окончательно закрепляться, форма Подъячая могла остаться у потомков по женской линии или в семьях, где носительница фамилии не выходила замуж. Сегодня это редкая фамилия, и её носители, скорее всего, имеют корни среди служилых людей допетровской Руси — тех, кто вёл бумажную войну задолго до появления современных бюрократов.