Фамилия Штабных — редкий пример русской фамилии, образованной по модели родительного падежа множественного числа с окончанием -ых. Такая форма типична для северных и сибирских регионов России, где фамилии нередко фиксировали принадлежность к целому роду или дому: «Штабных» буквально означает «из семьи (дома) Штабного». Обычно подобные фамилии закреплялись за крестьянами или посадскими людьми, а не за дворянами, которые чаще получали фамилии на -ов или -ский.

Основа фамилии — прозвище Штабной. В русском языке слово «штаб» вошло в обиход при Петре I, но прозвище могло появиться и позже, в XIX веке, когда военная система стала массовой. Штабным могли называть человека, служившего в штабе (писаря, адъютанта, офицера при штабе), либо того, кто по роду занятий был связан с военной документацией и планированием. Однако не исключено и ироничное прозвище: в деревнях «штабным» могли дразнить человека, любившего командовать или рассуждать о делах свысока, не имея на то реальных полномочий.

Поскольку фамилия Штабных — редкая, её носители, скорее всего, происходят из одного или нескольких близких родов, расселившихся по северным губерниям. В документах переписей XVIII–XIX веков такие фамилии часто встречаются у государственных крестьян и однодворцев. В отличие от фамилий на -ов, которые указывают на отца (Штабнов — сын Штабного), форма Штабных подчёркивает коллективную принадлежность: «из тех, кто Штабные». Это делает фамилию не только указанием на профессию, но и маркером семейной истории, уходящей корнями в определённый регион.

Если сравнивать с однокоренными фамилиями — Штабов, Штабнов, Штабкин, — то Штабных стоит особняком. Она не имеет суффикса индивидуального владения (-ов, -ин) и не указывает на конкретного предка, а скорее фиксирует прозвище целой семьи. Это типично для фамилий, сложившихся в среде, где было важно не столько имя отца, сколько прозвание рода.