Фамилия Гербовник — редкий случай, когда в основе лежит не имя, не ремесло и не географическое название, а книжный термин. Она образована от слова «гербовник» — сборника описаний и изображений гербов. В России самым известным стал «Общий гербовник дворянских родов Всероссийской империи», составленный в конце XVIII — начале XIX века. Но фамилия могла появиться и раньше, в эпоху, когда гербы уже вошли в дворянский обиход, а само слово бытовало в деловой речи.

Модель образования проста: суффикс -ов- (-ев-) присоединяли к прозвищу или профессиональному наименованию. Гербовником могли называть человека, который составлял гербы, рисовал их или служил в герольдии — ведомстве, ведавшем дворянскими титулами и родословными. В Московской Руси и Российской империи такие специалисты были при Дворянском собрании или при Сенате. Не исключено, что прозвище закрепилось за владельцем личного экземпляра гербовника или за тем, кто слишком часто ссылался на него в спорах о родовитости.

Другая версия, менее вероятная, — происхождение от фамилии Гербов, а суффикс -ник указывает на принадлежность к чему-то: «тот, кто имеет отношение к Гербову». Но такой вариант не подтверждается источниками: фамилия Гербов сама по себе встречается редко и тоже книжная.

По сословному составу носители фамилии Гербовник в основном принадлежали к мещанству и духовенству. В дворянских родословных книгах она почти не фиксируется: дворяне редко брали фамилию по служебной должности в герольдии, предпочитая более «родовитые» окончания. Встречается фамилия преимущественно в центральных губерниях России — Московской, Тверской, Владимирской, что косвенно указывает на связь с учреждениями, где велась геральдическая работа.

Старые написания могли варьироваться: Гербовников, Гербовникъ. Ударение, скорее всего, ставилось на второй слог — Гербо́вник, но в разговорной речи нередко смещалось на первый: Ге́рбовник. Фамилия осталась малочисленной, что делает её особенно ценной для генеалогического поиска: каждый известный носитель — почти наверняка потомок того самого человека, который когда-то имел дело с гербами.