Фамилия Цаплина происходит от прозвища Цапля, которое могло закрепиться за человеком по двум разным причинам. Чаще всего в основе лежало сравнение с птицей: высокий рост, длинные ноги или худощавое телосложение предка давали окружающим повод для такого прозвища. Это самая распространённая модель для «птичьих» фамилий, где внешнее сходство становилось именем рода.

Однако у прозвища есть и вторая линия, связанная с глаголом «цапать» — то есть хватать, вырывать, добывать. В этом случае прозвище могло относиться к «профессиональным» именованиям: так называли человека, который занимался изготовлением посуды. Версия не самая очевидная, но она объясняет связь с ремеслом, если в роду действительно были мастера, работавшие с глиной или металлом. Впрочем, для фамилии Цаплин/Цаплина более правдоподобным выглядит именно «птичье» происхождение: глагольная основа дала бы скорее прозвище Цапала или Цапун, а не Цапля.

Суффикс -ин в фамилии указывает на притяжательную форму: Цаплина — это «дочь или жена Цапли», а в мужском варианте Цаплин — «сын Цапли». Такая модель типична для русских фамилий, образованных от прозвищ без дополнительных суффиксов, и говорит о том, что родоначальник жил в среде, где прозвища передавались по наследству естественным путём.

Процесс закрепления фамилий в России был длительным и неравномерным: у крестьян и мещан они окончательно утвердились лишь к XIX веку, тогда как у служилых людей — на несколько столетий раньше. Поэтому точно сказать, когда и где именно возник род Цаплиных, можно только после обращения к генеалогическим документам — метрическим книгам, ревизским сказкам или переписным листам. Сама фамилия встречается в разных регионах, что неудивительно: прозвище по птице или по внешности могло возникнуть независимо в разных местах.