Фамилия Каплева — женская форма, а её мужской вариант Каплев. В основе фамилии лежит прозвище или нецерковное имя Капля. В русской традиции такие «капельные» прозвища давали по разным причинам: либо человеку маленького роста, либо тому, кто был нетороплив, «капал» медленно, либо, наоборот, тому, кто говорил или двигался отрывисто, словно капли ронял. В словарях древнерусских прозвищ встречается имя Капля, и оно могло закрепиться за человеком в качестве личного имени, которое не было редкостью в крестьянской среде до XVIII века.

Фамилия образована по самой распространённой модели: к основе Капл- добавили суффикс -ев (в безударной позиции после мягкого согласного «л» пишется «е», а не «ов»). Ударение в фамилии, скорее всего, падает на первый слог: Каплев, Каплева. В говорах встречается вариант с ударением на последний слог — Каплева, но это уже влияние местного произношения.

В географическом плане фамилия редкая и локальная. Основные очаги бытования — центральные и южные области России: Воронежская, Ростовская, Волгоградская области, а также Краснодарский край. Встречаемость крайне низкая, что говорит о том, что фамилия не вышла за пределы одного-двух родовых гнёзд и не размножилась через массовое переселение.

Словообразовательно фамилия проста и прозрачна, но её редкость — главная особенность. В отличие от однокоренных Каплиных или Капелькиных, Каплевы не попали в списки массовых дворянских или купеческих фамилий. Это указывает на крестьянское или однодворческое происхождение: предки носителя фамилии, скорее всего, были государственными или помещичьими крестьянами, которым прозвище дали по внешности или характеру. Никаких сведений о дворянских гербах или известных исторических личностях с этой фамилией нет — она осталась в народной среде.