Фамилия Поштанаева — редкий случай, когда за основу взято слово, связанное не с личным именем или ремеслом, а с местом жительства или родом занятий в конкретной местности. Если отбросить типичный для русских фамилий суффикс -ев (указывающий на принадлежность: «чей?» — Поштанаев), то корень «Поштан-» сразу выбивается из ряда привычных прозвищ.

Здесь возможны два основных объяснения, и оба ведут на юг России. Первое и самое вероятное: основа восходит к украинскому или донскому говору, где «пошта» — это почта. Соответственно, «Поштана» (или «Поштаный») — прозвище почтальона, почтового служащего или содержателя почтовой станции. В XVIII–XIX веках на южных окраинах империи, особенно на землях Войска Донского и в Малороссии, почтовая служба была отдельным сословным занятием, а фамилии от «почты» встречаются у казаков и мещан. Форма «Поштана» могла возникнуть как усечение от «Поштаный» (человек, имеющий отношение к почте) или как женское прозвище — «Поштана» (жена почтальона).

Вторая версия, менее распространённая, но имеющая право на существование, — связь с тюркским «поштан» или «боштан» (бахча, огород). В этом случае фамилия могла принадлежать выходцу из татарской или ногайской среды, занимавшемуся бахчеводством. Однако суффикс -ев (а не -ов) и отсутствие характерных тюркских падежных окончаний делают эту гипотезу слабой: скорее всего, перед нами чисто славянская модель.

Фамилия Поштанаева почти не встречается за пределами южных регионов России — Ростовской области, Краснодарского края, Ставрополья. Это узколокальный тип, не попавший в массовые списки дворянских или купеческих родов. Носители фамилии, вероятнее всего, происходят из среды почтовых служащих, ямщиков или казаков низшего чина, получивших прозвище по своей нелёгкой службе.